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PDF-Dateien erhalten die Formatierung auf allen Geräten und Betriebssystemen bei und eignen sich daher ideal zum Teilen von Dokumenten, die überall gleich aussehen sollen.
OCR (Optische Zeichenerkennung) ist eine Technologie, die gescannten oder fotografierten Text in bearbeitbaren und durchsuchbaren Text umwandelt. OCR-Dateien, oft im Klartext- oder Dokumentformat, entstehen durch die Extraktion von Text aus Bildern und eignen sich daher für die Dokumentendigitalisierung.